Privacyverklaring

Mental Growth Academy (hierna "MGA", "wij" of "ons"), met maatschappelijke zetel te Brugge, België, hecht groot belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring beschrijft hoe wij gegevens verzamelen, gebruiken en beschermen via onze website (mentalgrowthacademy.be), de MGA-app en de MGA Coach-chatbot.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR — Verordening (EU) 2016/679) en de Belgische privacywetgeving.

Verwerkingsverantwoordelijke

Mental Growth Academy
Maalse Steenweg 482
8310 Brugge, België
BTW BE 1036.074.618
info@mentalgrowthacademy.be

MGA is opgericht door kinderarts Tania Claeys en topsportcoach Jelle Vanhee, met als doel kinderen, ouders en coaches te ondersteunen via de Smart Reset Methode™ (SRM). Verantwoordelijke voor gegevensbescherming: Tania Claeys.

Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten van Mental Growth Academy:

• De MGA-app (voor spelers, ouders, trainers en beheerders)
• De website mentalgrowthacademy.be
• De MGA Coach (chatbot op de website)
• E-mailcorrespondentie via info@mentalgrowthacademy.be

Door gebruik te maken van één of meer van deze diensten bevestigt u dat u deze privacyverklaring hebt gelezen. Voor minderjarigen geldt dat een ouder of wettelijke vertegenwoordiger mede toestemming verleent.

Welke gegevens verzamelen wij?

Via de MGA-app

• Naam en e-mailadres (bij registratie)
• Rol: speler, ouder, trainer of beheerder
• Werkboek en leeftijdscategorie
• Driehoek van Groei, intenties en trainingsgegevens
• Inzichten rond fysieke en mentale belasting
• QR-koppelingen speler — ouder — trainer
• Technische data (authenticatie, foutopvolging)
• Geanonimiseerde onderzoeksdata — enkel met expliciete toestemming

Via de website

• Geanonimiseerde bezoekersstatistieken via Plausible Analytics (cookieloos, geen persoonsgegevens)
• Contactformuliergegevens: naam, e-mailadres, bericht — enkel indien u contact opneemt

Via de MGA Coach (chatbot)

• Tekst die u intypt in het chatvenster
• Taal en tijdstip van het gesprek
• Geen automatische koppeling aan naam of e-mailadres — gesprekken zijn anoniem tenzij u zelf identificerende informatie deelt

Doeleinden en rechtsgrond

• App-gebruik — uitvoering van de overeenkomst (Art. 6(1)(b) AVG)
• Chatbot-gebruik — toestemming van de gebruiker (Art. 6(1)(a) AVG), gevraagd vóór aanvang van het gesprek
• Gezondheidsgegevens via de chatbot — expliciete toestemming van de gebruiker (Art. 9(2)(a) AVG), gevraagd vóór aanvang van het gesprek
• Website-analytics — gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG), volledig geanonimiseerd via Plausible
• E-mailcommunicatie — gerechtvaardigd belang of toestemming, afhankelijk van context
• Wetenschappelijk onderzoek — expliciete toestemming bij registratie (Art. 6(1)(a) AVG)

Verwerkers en ontvangers

Wij verkopen jouw persoonsgegevens nooit aan derden. Met alle verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst (DPA) af conform Art. 28 AVG.

Google Cloud / Firebase — EU

• Functie: opslag van app-data en gebruikersaccounts
• Servers: EU (Frankfurt, België)

Anthropic PBC (Claude API) — Verenigde Staten

• Functie: het onderliggende AI-model van de MGA Coach
• Tekst die gebruikers intypen wordt verzonden naar Anthropic om een antwoord te genereren
• Anthropic gebruikt API-gegevens niet voor modeltraining (standaard opt-out via API-voorwaarden)
• Juridische waarborg: Standaard Contractuele Clausules (SCC's) — Module 2, opgenomen in de Anthropic Data Processing Addendum (Art. 46(2)(c) AVG)
• Transfer Impact Assessment uitgevoerd conform de SCCs

Plausible Analytics — EU

• Functie: cookieloze websitestatistieken, volledig geanonimiseerd
• Servers: EU — geen persoonsgegevens, geen cookies, geen consent nodig

Stripe of Payconiq — betalingsverwerking (gepland, nog niet actief)

• Wordt toegevoegd bij activering van de betaalflow

Overheidsinstanties

• Enkel indien wettelijk verplicht

Bijzondere categorieën persoonsgegevens

Gebruikers kunnen in gesprekken met de MGA Coach gezondheidsgegevens delen, zoals diagnoses van een kind (bv. ASS, ADHD, angststoornis). Deze informatie valt onder de bijzondere categorieën van Art. 9(1) AVG.

De verwerking van deze gegevens steunt op de expliciete toestemming van de gebruiker (Art. 9(2)(a) AVG). Vóór aanvang van het gesprek wordt de gebruiker hierover geïnformeerd; door het gesprek te starten geeft hij zijn uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking. Wie deze toestemming niet wil geven, gebruikt de chatbot niet. De toestemming kan op elk moment worden ingetrokken door het gesprek te beëindigen (Art. 7(3) AVG).

De MGA Coach is geen medisch hulpmiddel. Wij raden gebruikers aan om bij ernstige zorgen over een kind contact op te nemen met een arts, psycholoog of erkende hulpverlener.

Bewaartermijnen

• App-accountgegevens — bewaard zolang het account actief is, daarna verwijderd binnen 30 dagen
• Geanonimiseerde onderzoeksdata — bewaard na accountverwijdering voor wetenschappelijk onderzoek, enkel indien toestemming gegeven bij registratie
• Chatbot-gesprekken (MGA Coach) — maximaal 30 dagen op Anthropic-servers. MGA zelf slaat geen chatgesprekken op.
• Website-analytics — geanonimiseerd, maximaal 14 maanden (Plausible-instelling)
• E-mails via contactformulier — maximaal 2 jaar na laatste contact
• Boekhoudkundige gegevens — 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)

Uw rechten

Onder de AVG/GDPR hebt u de volgende rechten:

• Recht op inzage (Art. 15) — u kan opvragen welke gegevens wij over u bewaren
• Recht op rectificatie (Art. 16) — u kan onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering (Art. 17) — u kan vragen uw gegevens te wissen ("recht op vergetelheid")
• Recht op beperking (Art. 18) — u kan de verwerking laten beperken
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (Art. 20) — u kan uw gegevens in een leesbaar formaat opvragen
• Recht van bezwaar (Art. 21) — u kan bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Recht om toestemming in te trekken (Art. 7(3)) — ten allen tijde, zonder gevolgen voor voorgaande verwerking

Stuur uw verzoek naar info@mentalgrowthacademy.be. Wij reageren binnen 30 dagen.

Beveiliging

• Alle dataverbindingen verlopen via HTTPS/TLS-encryptie
• App-data opgeslagen in beveiligde Firebase-omgeving met toegangscontrole per rol
• Chatgesprekken verzonden via beveiligde API-verbinding
• Intern toegangsbeheer: enkel Tania Claeys heeft toegang tot gebruikersdata en systemen

Bij een datalek dat een risico inhoudt voor uw rechten, informeren wij u zo snel mogelijk en melden wij dit bij de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen 72 uur (Art. 33 AVG).

Minderjarigen

Website — vrij toegankelijk

De website mentalgrowthacademy.be is vrij toegankelijk voor alle leeftijden. Informatieve content over de Smart Reset Methode is bedoeld voor een breed publiek, inclusief jongeren.

MGA Coach (chatbot) — uitsluitend voor 18+

De MGA Coach is uitdrukkelijk bedoeld voor volwassenen van 18 jaar en ouder. Gebruikers bevestigen hun leeftijd actief via de knoptekst "Ik ben 18 jaar of ouder en wil starten" vóór aanvang van elk gesprek.

Jongeren die zelf vragen hebben over spanning of emotie worden doorverwezen naar de Jongerenlijn (102) — gratis, anoniem, voor jongeren tot 25 jaar.

MGA-app — vanaf 12 jaar

De MGA-app is bedoeld voor spelers vanaf 12 jaar, ouders en trainers. Bij registratie van een gebruiker jonger dan 16 jaar bevestigt een ouder of wettelijke vertegenwoordiger mede akkoord (Art. 8 AVG).

Internationale doorgifte — Verenigde Staten

De MGA Coach maakt gebruik van de Claude API van Anthropic PBC, gevestigd in de Verenigde Staten. Wanneer u een bericht typt in de chatbot, wordt dat bericht verzonden naar servers van Anthropic in de VS om een antwoord te genereren.

Juridische waarborgen

• Standaard Contractuele Clausules (SCC's) — Module 2 (verwerkingsverantwoordelijke naar verwerker), opgenomen in Schedule 3 van de Anthropic Data Processing Addendum (Art. 46(2)(c) AVG)
• Transfer Impact Assessment uitgevoerd conform de SCCs, met ondersteuning van Anthropic via Section I.4 van de DPA
• Anthropic verwerkt API-gegevens niet voor modeltraining — standaard opt-out
• Anthropic is gecertificeerd onder SOC 2 Type I & II, ISO 27001:2022 en ISO/IEC 42001:2023

Cookies

Onze website gebruikt geen tracking- of advertentiecookies. Wij maken gebruik van Plausible Analytics — een cookieloos en privacyvriendelijk analysepakket dat geen persoonsgegevens verwerkt en geen toestemming vereist.

Functionele cookies

• Sessiecookies voor de werking van de website (strikt noodzakelijk)

Geen marketingcookies

Wij gebruiken in de huidige versie geen tracking- of advertentiecookies van derden. Bij activering van Meta-advertenties (fase 3) wordt de cookie-banner bijgewerkt en is uw toestemming vereist.

Medische disclaimer & crisisprotocol

De MGA Coach en de MGA-app zijn pedagogische hulpmiddelen. Zij vervangen geen medisch, psychologisch of therapeutisch advies. Bij signalen van een acute crisis verwijst de chatbot door naar erkende Belgische hulplijnen.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen wanneer onze diensten of de wetgeving dit vereisen. De meest recente versie is steeds beschikbaar via onze website. Bij ingrijpende wijzigingen brengen wij actieve gebruikers per e-mail op de hoogte.

Contact & klachten

Hebt u vragen over deze privacyverklaring of wil u een recht uitoefenen?

Bent u niet tevreden met ons antwoord, dan hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:

Privacy Policy

Version 2.1 · In effect from 20 May 2026 · ↑ Naar de Nederlandse versie

Mental Growth Academy (hereinafter "MGA", "we" or "us"), with registered office in Bruges, Belgium, attaches great importance to the protection of your personal data. This privacy policy describes how we collect, use and protect data through our website (mentalgrowthacademy.be), the MGA app and the MGA Coach chatbot.

We process personal data in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR — Regulation (EU) 2016/679) and Belgian privacy legislation.

Data controller

Mental Growth Academy
Maalse Steenweg 482
8310 Bruges, Belgium
VAT BE 1036.074.618
info@mentalgrowthacademy.be

MGA was founded by paediatrician Tania Claeys and elite-sport coach Jelle Vanhee, with the aim of supporting children, parents and coaches through the Smart Reset Method™ (SRM). Person responsible for data protection: Tania Claeys.

Scope

This privacy policy applies to all services of Mental Growth Academy:

• The MGA app (for players, parents, coaches and administrators)
• The website mentalgrowthacademy.be
• The MGA Coach (chatbot on the website)
• Email correspondence via info@mentalgrowthacademy.be

By using one or more of these services, you confirm that you have read this privacy policy. For minors, a parent or legal representative co-provides consent.

What data do we collect?

Through the MGA app

• Name and email address (on registration)
• Role: player, parent, coach or administrator
• Workbook and age category
• Growth Triangle, intentions and training data
• Insights regarding physical and mental load
• QR links between player, parent and coach
• Technical data (authentication, error tracking)
• Anonymised research data — only with explicit consent

Through the website

• Anonymised visitor statistics via Plausible Analytics (cookieless, no personal data)
• Contact-form data: name, email address, message — only if you contact us

Through the MGA Coach (chatbot)

• Text you type into the chat window
• Language and time of the conversation
• No automatic link to name or email address — conversations are anonymous unless you share identifying information yourself

Purposes and legal basis

• App use — performance of the contract (Art. 6(1)(b) GDPR)
• Chatbot use — consent of the user (Art. 6(1)(a) GDPR), requested before the conversation begins
• Health data via the chatbot — explicit consent of the user (Art. 9(2)(a) GDPR), requested before the conversation begins
• Website analytics — legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR), fully anonymised via Plausible
• Email communication — legitimate interest or consent, depending on context
• Scientific research — explicit consent at registration (Art. 6(1)(a) GDPR)

Processors and recipients

We never sell your personal data to third parties. With all processors we conclude a data processing agreement (DPA) in accordance with Art. 28 GDPR.

Google Cloud / Firebase — EU

• Function: storage of app data and user accounts
• Servers: EU (Frankfurt, Belgium)

Anthropic PBC (Claude API) — United States

• Function: the underlying AI model of the MGA Coach
• Text that users type is sent to Anthropic to generate a response
• Anthropic does not use API data for model training (default opt-out under the API terms)
• Legal safeguard: Standard Contractual Clauses (SCCs) — Module 2, included in the Anthropic Data Processing Addendum (Art. 46(2)(c) GDPR)
• Transfer Impact Assessment carried out in line with the SCCs

Plausible Analytics — EU

• Function: cookieless website statistics, fully anonymised
• Servers: EU — no personal data, no cookies, no consent required

Stripe or Payconiq — payment processing (planned, not yet active)

• Will be added once the payment flow is activated

Public authorities

• Only where legally required

Special categories of personal data

In conversations with the MGA Coach, users may share health data, such as a child's diagnosis (e.g. ASD, ADHD, anxiety disorder). This information falls under the special categories of Art. 9(1) GDPR.

The processing of this data relies on the explicit consent of the user (Art. 9(2)(a) GDPR). Before the conversation begins, the user is informed; by starting the conversation, they give their explicit consent to the processing. Anyone who does not wish to give this consent does not use the chatbot. Consent can be withdrawn at any time by ending the conversation (Art. 7(3) GDPR).

The MGA Coach is not a medical device. We advise users with serious concerns about a child to contact a doctor, psychologist or accredited care provider.

Retention periods

• App account data — retained while the account is active, then deleted within 30 days
• Anonymised research data — retained after account deletion for scientific research, only if consent was given at registration
• Chatbot conversations (MGA Coach) — maximum 30 days on Anthropic servers. MGA itself does not store any chat conversations.
• Website analytics — anonymised, maximum 14 months (Plausible setting)
• Emails via the contact form — maximum 2 years after last contact
• Accounting data — 7 years (legal retention obligation)

Your rights

Under the GDPR you have the following rights:

• Right of access (Art. 15) — you can request which data we hold about you
• Right to rectification (Art. 16) — you can have inaccurate data corrected
• Right to erasure (Art. 17) — you can ask for your data to be erased ("right to be forgotten")
• Right to restriction (Art. 18) — you can have the processing restricted
• Right to data portability (Art. 20) — you can request your data in a readable format
• Right to object (Art. 21) — you can object to processing based on legitimate interest
• Right to withdraw consent (Art. 7(3)) — at any time, without affecting prior processing

Send your request to info@mentalgrowthacademy.be. We respond within 30 days.

Security

• All data connections run via HTTPS/TLS encryption
• App data stored in a secured Firebase environment with role-based access control
• Chat conversations sent via a secured API connection
• Internal access management: only Tania Claeys has access to user data and systems

In the event of a data breach that poses a risk to your rights, we will inform you as soon as possible and report it to the Data Protection Authority within 72 hours (Art. 33 GDPR).

Minors

Website — freely accessible

The website mentalgrowthacademy.be is freely accessible to all ages. Informative content about the Smart Reset Method is intended for a broad audience, including young people.

MGA Coach (chatbot) — for adults 18+ only

The MGA Coach is expressly intended for adults aged 18 and over. Users actively confirm their age via the button text "I am 18 years or older and want to start" before each conversation begins.

Young people with their own questions about tension or emotion are referred to the Jongerenlijn (102) — free, anonymous, for young people up to 25 years.

MGA app — from age 12

The MGA app is intended for players from age 12, parents and coaches. When registering a user under 16, a parent or legal representative co-confirms agreement (Art. 8 GDPR).

International transfer — United States

The MGA Coach uses the Claude API of Anthropic PBC, established in the United States. When you type a message into the chatbot, that message is sent to Anthropic's servers in the US to generate a response.

Legal safeguards

• Standard Contractual Clauses (SCCs) — Module 2 (controller to processor), included in Schedule 3 of the Anthropic Data Processing Addendum (Art. 46(2)(c) GDPR)
• Transfer Impact Assessment carried out in line with the SCCs, supported by Anthropic via Section I.4 of the DPA
• Anthropic does not process API data for model training — default opt-out
• Anthropic is certified under SOC 2 Type I & II, ISO 27001:2022 and ISO/IEC 42001:2023

Cookies

Our website uses no tracking or advertising cookies. We use Plausible Analytics — a cookieless, privacy-friendly analytics package that processes no personal data and requires no consent.

Functional cookies

• Session cookies for the operation of the website (strictly necessary)

No marketing cookies

In the current version we use no third-party tracking or advertising cookies. When Meta advertising is activated (phase 3), the cookie banner will be updated and your consent will be required.

Medical disclaimer & crisis protocol

The MGA Coach and the MGA app are educational tools. They do not replace medical, psychological or therapeutic advice. At signs of an acute crisis, the chatbot refers to accredited Belgian helplines.

Changes

We reserve the right to amend this privacy policy when our services or legislation so require. The most recent version is always available on our website. For significant changes, we notify active users by email.

Contact & complaints

Do you have questions about this privacy policy or do you wish to exercise a right?

If you are not satisfied with our response, you have the right to lodge a complaint with the Belgian supervisory authority:

↑ Naar de Nederlandse versie / Back to top